Situación actual

Colombia posee un valioso patrimonio de carácter histórico, que por su importancia y variedad informativa constituye parte esencial de su memoria histórica.

Los documentos de valor histórico son el testimonio del pasado de la Nación y de las culturas que la definen. Constituyen la fuente principal de investigación para la construcción de la historia nacional. De otra parte, los documentos administrativos reflejan las actuaciones de las entidades; los archivos administrativos son la expresión de la democracia participativa y del ejercicio de los derechos ciudadanos, pues mediante su organización y buen manejo se favorece la transparencia de la gestión y se facilita la lucha contra la corrupción.

Al reconocer el panorama actual de los archivos en el país, es preciso considerar los archivos de gestión o administrativos, los archivos intermedios o centrales y los archivos históricos o definitivos.

Actualmente, el país cuenta con 3.969 archivos departamentales y municipales, que preservan documentos que dan fe de la gestión administrativa y política de las instituciones en su respectivo ente territorial.

Pese a problemas tales como la pérdida y desaparición de archivos, la conservación inadecuada, la evasión de responsabilidades en su manejo, las dificultades en materia presupuestal y la carencia de normalización en el trabajo archivístico, los avances con relación a normatividad y coordinación interinstitucional han significado importantes logros para este sector.

La base jurídica constitucional y legal está garantizada en la Constitución Nacional, en los capítulos “principios y derechos de los ciudadanos”, los relacionados con los archivos tales como el acceso a la información y a los documentos públicos, derecho a la educación; así como por la Ley 594 ó Ley General de Archivos.

Los avances alcanzados en la utilización de formatos comunes de comunicación y la tendencia hacia la profesionalización de esta actividad, son aspectos que favorecen de manera particular el fortalecimiento y consolidación del sector de los archivos en el país.

Archivos principales

Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación, establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura, conserva cerca de 402 fondos documentales que han tenido su origen en muy diversos productores y cuyas fechas extremas oscilan entre 1543 y 991.

Archivo General de la Nación.

Foto Juan Camilo Segura

Las funciones asignadas al Archivo son diversas: Ser ente rector de la política archivística de Colombia, enriquecer sus fondos con documentos de carácter histórico o administrativo, preservarlos en condiciones óptimas y difundir la información que ellos contienen; recibir las transferencias de documentos de la administración pública; asesorar y apoyar los archivos regionales en capacitación de su personal, para adelantar programas de conservación preventiva y para la organización técnica de sus materiales, así como para adelantar el programa de microfilmación de seguridad de la documentación.

Para cumplir con su misión, el Archivo General de la Nación cuenta con cinco divisiones, que se encargan de la formulación y evaluación de la política de archivos, de la coordinación del Sistema Nacional de Archivos, la clasificación y descripción de la documentación, la difusión del acervo documental, la orientación y atención a usuarios y la microfilmación y automatización de registros.

En relación con los fondos documentales de carácter histórico y administrativo, el Archivo cuenta con cinco secciones documentales: Colonia - República, Archivo Anexo, Colecciones, Planos y Mapas, y Notarías, la cual contiene protocolos desde el año de 1556 hasta 1967, provenientes de las diez primeras notarías de Bogotá (exceptuando la 7).

Para la eficaz consulta del acervo se cuenta, entre otros instrumentos, con una Guía General, que ofrece al usuario un amplio panorama sobre el origen institucional de los fondos, volúmenes aproximados, fechas extremas e instrumentos de descripción. De la misma manera, se pueden consultar los catálogos e índices que describen la información contenida en los legajos. Bases de datos textuales y de imágenes digitalizadas complementan tales instrumentos.

El acervo documental del Archivo ofrece al usuario múltiples posibilidades temáticas de investigación. Si bien la documentación correspondiente a los siglos XVI, XVII y XVIII se ha venido consultando desde hace una centuria por parte de los investigadores, hoy éstos demandan particularmente el acceso a testimonios documentales producidos durante los siglos XIX y XX. Por ello se han desarrollado investigaciones, entre otros temas sobre la vida cotidiana, la conducta criminal y su castigo, el papel de los programas de educación en las corrientes independentistas, los antecedentes de la pérdida de Panamá, el análisis de las guerras civiles de la República, el papel del oro, los caminos reales y el ordenamiento territorial, datos demográficos sobre la vida religiosa, enfermedades y epidemias, la rebelión comunera, entre otros.

Archivo General de la Nación.

Foto Juan Camilo Segura

Otros archivos

El patrimonio documental de la Nación está conformado por toda una serie de documentos que se han venido generando en diferentes instituciones nacionales, departamentales y municipales, y en otros archivos de carácter regional. En cada uno de los 32 departamentos, cuatro distritos y 1.082 municipios del país existen archivos que conservan cientos de documentos que registran el devenir político y administrativo de la vida nacional.

Archivo Central del Cauca

Fundado en 1923, este archivo ha sido "clasificado" en el grupo de archivos especiales, pues contiene fondos documentales con información que data de 1583, e incluye archivos militares, médicos, educativos y sindicales, entre otros. Se encuentra en el municipio de Popayán y depende de la Universidad del Cauca.

Archivo Histórico del Atlántico

Fundado en 1992, este archivo ha sido "clasificado" en el Grupo de Archivos Históricos del Poder Central y del Poder Ejecutivo. Se encuentra en el municipio de Barranquilla (Atlántico), en el Antiguo Edificio de la Aduana. Su dependencia jerárquica está ligada con la Biblioteca Piloto del Caribe, Corporación Luis Eduardo Arteta. Sus fondos documentales datan de 1861, y entre otros ofrece servicios de Hemeroteca y Biblioteca Auxiliar.

Archivo Histórico Regional de Boyacá

Fundado en octubre 20 de 1983 por el doctor Jorge Palacios Preciado. Este archivo, que posee fondos documentales que datan de 1531, depende de la Academia Boyacense de Historia y se encuentra ubicado en el Claustro San Agustín, en la ciudad de Tunja.

Archivo Histórico de Cali

Fundado en 1958 y “clasificado” en el Grupo de Archivos Históricos del Poder Central y del Poder Ejecutivo, posee dentro de sus fondos documentales algunos documentos que datan de 1563. Se encuentra ubicado en el municipio de Cali (Valle del Cauca).

Archivo Histórico de Santa Fe de Antioquia

Fundado en 1987, se encuentra ubicado en el municipio de Santa Fe de Antioquia (Antioquia). Posee fondos documentales que datan de 1664.

Otras entidades

Fundación Patrimonio Fílmico

Fundada en 1986, su propósito es reunir y fortalecer los esfuerzos dispersos, así como comprometer entidades oficiales y particulares en la urgente tarea de rescatar y poner al servicio de la comunidad su historia, registrada en imágenes en movimiento.

El acervo de esta institución está constituido por cerca de 150.000 unidades recibidas de numerosos donantes y depositantes, entre los que se cuentan la Presidencia de la República, el Ministerio de Cultura, la Compañía de Informaciones -Audiovisuales-, Avianca, el Fondo Mixto de Promoción Cinematográfica, noticieros de cine y televisión, programadoras de televisión y la obra de la mayoría de los realizadores audiovisuales colombianos. Otra parte del archivo es el resultado del hallazgo de materiales, gracias a la investigación y búsqueda continua.

Todas las actividades de conservación, preservación, catalogación y sistematización de la documentación que realiza la Fundación se enmarcan dentro de los principios de la Federación Internacional de Archivos Fílmicos, FIAF, entidad que determina parámetros éticos y técnicos para más de ciento ochenta archivos de imágenes en movimiento alrededor del mundo.

La Fundación cuenta con un área de documentación y consulta que se encarga de clasificar, catalogar y sistematizar información para su consulta y divulgación.

Centros de referencia de archivos

Sistema Nacional de Archivos

El Sistema Nacional de Archivos -SNA- fue definido por la Ley 80 de 1989, como un programa de carácter especial para todas las instituciones archivísticas y colecciones documentales públicas y privadas del país, del orden nacional, departamental, municipal y distrital. Fue creado con el propósito de orientar permanentemente planes, programas y proyectos que integraran el conjunto de archivos públicos y privados existentes en el país. Se busca que a través de su acción se identifiquen, recuperen y conserven los archivos históricos del país, como partes esenciales del patrimonio cultural de la Nación. Así mismo, el SNA promueve la modernización archivística en todos los niveles de la administración pública y en las diferentes ramas del poder, la normalización en las funciones y labores archivísticas esenciales, el empleo de nuevas tecnologías en el manejo de la información y apoya la organización técnica, el acceso y la difusión de los archivos colombianos, cualquiera que sea su soporte.

La estructura del Sistema Nacional de Archivos, atendiendo a un principio de centralización normativa y descentralización administrativa, se fundamenta en dos aspectos: el organizacional, que toma en cuenta la agrupación de los archivos por departamentos y éstos a su vez por regiones, cubriendo la totalidad del territorio colombiano; y el funcional, que se refiere a las tareas que han de cumplir en los diferentes niveles de componentes del Sistema Nacional de Archivos.

La Dirección del Sistema Nacional de Archivos está a cargo de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, y la Coordinación General está a cargo de la División de Programas Especiales. El Consejo Nacional Asesor, grupo asesor, se encarga de contribuir a la fijación de políticas de desarrollo del Sistema, fomentar y apoyar los planes y programas archivísticos para su fortalecimiento.

Así mismo, se prevé el establecimiento de consejos regionales y departamentales de archivos, como organismos encargados de asesorar la Dirección del Archivo General de la Nación, en los aspectos relacionados con planes, programas y proyectos a desarrollar en la respectiva región; y de agrupar y presentar a los diferentes tipos de archivos existentes de las entidades territoriales, respectivamente.

Centros de investigación y/o formación profesional

Una de las debilidades identificadas en los diversos diagnósticos del sector es la escasez de personal con las capacidades necesarias para administrar el archivo de las instituciones. El país aún no cuenta con una suficiente infraestructura académica para la formación de recursos humanos en los diferentes niveles.

Para el año 2000 se registraban tan solo cinco universidades que ofrecen programas de pregrado en el campo de la información y documentación, ubicadas en las ciudades de Bogotá, Tunja, Armenia y Medellín. Estas entidades, a través de la formación de profesionales, contribuyen a modernizar -con el apoyo de las redes y tecnologías-, los sistemas de información en bibliotecas, archivos y centros de documentación existentes en el país.

En lo que respecta al campo de la educación no formal, entidades como el Servicio Nacional de Aprendizaje -Sena-, Regional Antioquia y Centro, ofrece capacitación a bibliotecólogos, archivistas y en general al personal vinculado a los centros de información existentes en el país.