Acuerdo Archivo General de la Nación 7 del 29/6/94

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) perceptúa: "fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva";

Que el numeral d), del citado artículo estipula que "es función del Archivo General de la Nación. "d) Formular, orientar, coordinar, y controlar la política nacional de archivos...";

Que el artículo tercero del Decreto 1777 de 1990, señala los objetivos del Archivo General de la Nación y en su numeral a) manifiesta: "Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel nacional...";

Que el artículo 4 del derecho ibídem, precisa las funciones del Archivo General de la Nación y en su numeral h) indica: "regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la administración pública";

Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la junta directiva, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: "Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional";

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990,

ACUERDA:

Artículo 1. Adoptar y expedir el siguiente Reglamento General de Archivo, como norma reguladora del quehacer archivístico en el país.

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

Parte Preliminar

Artículo 1. Principios rectores. Los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la ley.

Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la entidad nacional.

Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la administración pública, órganos consultivos esenciales del Estado, instrumentos básicos para su modernización, manifestaciones concretas de su gestión, su política y sus finalidades.

Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión gubernamental; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del Estado, constituyen una herramienta indispensable para la administración de la justicia y para la gestión económica, política y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones; favorecen la acumulación de los elementos necesarios para la comunicación de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano. En un sistema democrático los archivos son tribunal de última instancia con relación a la gestión y la moral administrativa. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública; el acceso a la información que conservan estimula el debate, la participación ciudadana y el necesario control político en un Estado de Derecho.

Los archivos no agotan su razón de ser para el saber como fuente de la historia social, económica, política, de la administración, de las ideas, de las mentalidades o de los valores. Como entes de información acumulativa, resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas científicas.

Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación, por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos, disciplinaria, civil y penalmente. Administrativamente son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan.

Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; y sólo por razones constitucionales y legales restringirán el acceso a la información y por razones de conservación a los documentos.

Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, científico y cultural de aquellos, con el objeto de constituir mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental de la nación.

El Archivo General de Nación es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del país, como parte integral de las riquezas culturales de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

Disposiciones generales.

Artículo 2. Objeto del reglamento general archivos. El presente reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística de las entidades oficiales.

Artículo 3. Conceptos fundamentales. Para efectos del presente reglamento y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integrante del presente reglamento.

Artículo 4. Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, pero que siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

3. Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que por decisión del respectivo comité de archivo previsto en el artículo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

Artículo 5. Categorización de archivos oficiales. Los archivos de carácter oficial, de acuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:

1. Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia.

2. Archivo del orden nacional. Está integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciben en custodia.

3. Archivos del orden departamental. Están integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.

4. Archivos del orden municipal. Están integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia.

5. Archivos del orden distrital. Están integrados por fondos documentales de los organismos de la administración distrital y aquellos que reciban en custodia.

Artículo 6. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; las entidades territoriales que se creen por la ley; de las divisiones administrativas y a los archivos históricos especiales.

Artículo 7. Subordinación y dependencia. Los archivos del sector público dependerán, para todos los efectos, de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados, los cuales serán las responsables del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicación y cumplimiento del presente reglamento, a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas al Archivo General de la Nación.

Artículo 8. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables del manejo de archivo de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

Artículo 9. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor, y actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental de la nación.

Artículo 10. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivos y son responsables de la organización y conservaciónón de los mismos, así como la prestación de los servicios archivísticos.

Artículo 11. Selección del personal del archivo. El personal de archivos deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos.

Artículo 12. Capacitación para los funcionarios de archivos. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Deberán facilitar su participación en los eventos programados por el Archivo General de la Nación, con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo.

PARTE I

ORGANOS DE DIRECCION, COORDINACION Y ASESORIA

Artículo 13. Entidad de dirección y coordinación. La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional es el Archivo General de la Nación.

Artículo 14. Intervención en la aplicación. Además de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, en la aplicación del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados, el comité de archivos de cada entidad, el comité evaluador de documentos y los consejos y comités asesores que establezca el sistema nacional de archivos.

Artículo 15. Funciones del Archivo General de la Nación. Las funciones del Archivo General de la Nación serán por la Ley 80 de 1989.

Artículo 16. Integración de la junta directiva del Archivo General de la Nación. La junta directiva del Archivo General de la Nación estará integrada en la forma prevista en el artículo 5 de la Ley 80 de 1989.

Artículo 17. Funciones de la junta directiva del Archivo General de la Nación. Las funciones de la junta directiva del archivo general de la Nación se derivan de la Ley 80 de 1989 y son las establecidas en el artículo 8 del Decreto 1777 de 1990.

Artículo 18. Creación del comité evaluador de documentos. Mediante acuerdo expedido por la junta directiva del Archivo General de la Nación se creará el comité evaluador de documentos, como un comité asesor del archivo, que formará parte del sistema nacional de archivo.

El comité evaluador de documentos será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos. Así mismo, deberá sugerir el régimen de acceso y el de transferencia, y resolver, con base en las disposiciones de la junta directiva, las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas. En consecuencia, será el órgano encargado de tramitar el concepto ante la junta directiva de las propuestas de eliminación de documentos de las entidades del sector público.

Parágrafo. El comité evaluador de documentos estará integrado por el Director del Archivo General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá, el jefe de la división de clasificación y descripción y funcionamiento de esta división -nombrado por el director-, el jefe del archivo de la entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por la junta directiva.

Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso.

Artículo 19. Creación del comité de archivo. Cada entidad establecerá un comité de archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicas de los archivos.

Parágrafo. El comité de archivo estará conformado, como mínimo por las siguientes personas: el funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico, de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa de archivo, quien actuará como secretario. Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos historiadores o usuarios externos entre otros).